Przechowywanie papierowych wersji dokumentów zajmuje bardzo dużo miejsca. Potrzebne nam są ogromne regały z dużą ilością półek, segregatory, teczki. Jeśli chcemy zaoszczędzić przestrzeń i sprawić, by nasz proces archiwizowania dokumentów był optymalny, pora zdecydować się na digitalizację dokumentów.
Czy digitalizacja dokumentów się opłaca?
Jeszcze kilkanaście lat temu widok komputera w biurze był czymś niezwykłym. Czasy się zmieniły, świat poszedł do przodu i aktualnie raczej dziwi nas brak komputera w firmie, niż jego widok. Każda nowoczesna firma, która pragnie sprawnie funkcjonować, musi zainwestować w sprzęt elektroniczny. Dzięki niemu możliwa jest archiwizacja dokumentów firmowych w wersjach elektronicznych, co niejednokrotnie przynosi firmie wiele korzyści w postaci oszczędności. Digitalizacja dokumentów staje się więc pewnego rodzaju koniecznością wynikającą ze zmieniającego się świata i jego specyfiki. Wiąże się to jednak z pozytywnymi skutkami w postaci rozwoju firmy, obniżenia kosztów i usprawnienia pracy.
Jak przeprowadza się digitalizację dokumentów?
Aby móc przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej konieczne jest posiadanie sprzętu, który nam to umożliwi. Dlatego oprócz komputera należy zaopatrzyć się w skaner. Jeśli zakupimy model wyposażony w automatyczny podajnik, będziemy mogli zaoszczędzić na czasie, ponieważ dzięki niemu nie trzeba będzie skanować dokumentów ręcznie. Pamiętajmy również, aby poprosić klientów oraz inne firmy, z którymi współpracujemy o wysyłkę dokumentów wersji elektronicznej. Znacząco zaoszczędzi to czas.
Innym ważnym elementem jest zakup odpowiedniego oprogramowania. Niezbędne jest bowiem oprócz zeskanowania właściwe segregowanie plików. Dodatkowo sprawa komplikuje się w przypadku faktur, muszą one bowiem zostać zaksięgowane. Jeśli więc zastanawiamy się nad zakupem odpowiedniego programu, zwróćmy uwagę czy posiada on następujące funkcje:
- odczytywanie i kategoryzowanie zeskanowanych danych, dzięki temu odszukiwanie konkretnych dokumentów nie będzie problemem, tak samo jak sortowanie i przeszukiwanie konkretnych zasobów,
- automatyczne umieszczanie zeskanowanych dokumentów w archiwum, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Dostęp do dokumentów ma każdy pracownik co jednocześnie usprawnia proces komunikacji między nimi.
- integracja z potrzebnymi programami na przykład księgowymi.
Przed rozpoczęciem procesu digitalizacji dokumentów pamiętajmy o odpowiednim skonfigurowaniu ustawień naszego skanera. Współczynnik odczytu danych zależy bowiem od wielu czynników, więcej dowiesz się ze strony pwc.pl.